Acessando a tela de importação de XML
Para acessar a tela de importações de XML do sistema, siga pelo caminho:
Menu Lateral -> Compras -> Enviar XML de Compras
Finalizando o caminho, o sistema abrir a seguinte página:
Realizando o upload do arquivo XML
Para iniciar o procedimento, primeiramente é necessário clicar no botão "CARREGAR XML(S)"
Após clicar nele, o seu dispositivo irá abrir seu gerenciador de documentos para você selecionar o arquivo XML que deseja importar.
É possível selecionar mais de um arquivo XML para importar de uma vez.
Não é possível importar arquivos PDF ou de outros formatos nesta ferramenta... os arquivos precisam estar no formato .XML
Cada arquivo XML pode ter no máximo 1MB de tamanho
Depois de clicar em abrir, o sistema irá atualizar a página com as XML pré carregadas... elas ficarão com um símbolo de ampulheta ao lado delas.
Precisaremos então enviar elas ao sistema... Para isso, basta clicar no botão "ENVIAR" que fica no rodapé da página
Por fim, basta clicar no botão "PROCESSAR" para finalizar a importação delas.
Caso algum arquivo XML apresente algum erro nele, o sistema irá apontar o erro nesta página... o arquivo não poderá ser importado
Se o arquivo XML já tiver sido lançado anteriormente, ele não poderá ser lançado outra vez... é necessário cancelar a compra em que ele foi lançado para que possa importá-lo novamente
Tratando os XMLs importados
Após terminar o procedimento acima, poderemos então acessar o "PASSO 2" na tela de XMLs... ela irá mostrar todas as XMLs que já foram importadas e que ainda não foram convertidas em compra na empresa
Ao abrir a nota o sistema apresentará 4 abas diferentes em que poderemos verificar as informações da XML importadas... sendo elas: Fornecedor; Destinatário; Itens; Totais
Abaixo, iremos comentar sobre cada uma destas abas:
Aba do Fornecedor (IMPORTANTE)
Na aba do fornecedor, serão mostradas as informações do fornecedor no qual realizamos a compra.
Poderemos mudar diversas informações do fornecedor para realizar o cadastro, com exceção do CNPJ dele.
O sistema usa o "CNPJ" para identificar se o fornecedor já é cadastrado na empresa ou não. Ele compara o CNPJ que está na XML com os CNPJs da empresa para definir esta informação.
Caso o CNPJ já exista na empresa, então não será necessário cadastrar ele novamente por esta tela.
Aba do Destinatário
Na aba do Destinatário, serão mostradas informações sobre o recebedor da nota.
Caso a compra tenha uma entrega nela, uma aba "Transportador" também será mostrada com algumas informações do envio da compra.
Aba dos Itens (IMPORTANTE)
Nesta aba, os produtos que estão inseridos no arquivo XML deverão ser cadastrados no sistema.
Ao abrir ela, o sistema irá mostrar uma lista com informações básicas que ele conseguiu coletar de todos os produtos que estavam no arquivo XML... nós precisaremos cadastrar estes produtos no sistema, porém este é um procedimento bem mais simples em relação aos cadastros manuais da tela de produtos.
Na imagem abaixo, iremos descrever como operar esta aba para realizar o cadastro dos produtos:
O sistema usa o "Código de Barras (EAN)" para identificar se o produto já existe na empresa ou não. Ele compara o código do produto que está na XML com os códigos da empresa para definir esta informação.
Caso o produto já exista na empresa, então não será necessário cadastrar ele novamente por esta tela.
Se você desejar cadastrar alguma informação a mais do produto e ela não estiver aparecendo nesta tela, será necessário inserir ela manualmente posteriormente, pela tela de produtos da sua empresa.
Os preços de venda dos produtos cadastrados poderão ser editados posteriormente, durante o lançamento do pedido de compra.
Seguindo os passos descritos acima, poderemos cadastrar todos os produtos da XML no sistema... passaremos então passar para a aba de "Totais" da nota.
Aba de Totais
Nesta aba, o sistema irá mostrar um resumo dos totais da nota XML importada.
Esta aba é utilizada apenas para conferência de valores... não é necessário realizar nenhum tipo de ação nela
EXTRA - Associação de produtos
Associando um produto
Caso você adquirir um produto que já tenha cadastrado no sistema, há possibilidade de associar um produto comprado na XML a um produto já cadastrado no sistema, neste caso basta localizar o produto desejado e clicar em "Associar a um produto cadastrado"
Associação de produtos com conversões de unidades
Quando você importa uma XML onde o produto está em uma unidade de medida diferente daquela que você utiliza para venda, na associação de produtos permite realizar essa conversão.
Exemplo: Vamos supor que você compre 1 caixa contendo 12 unidades de um litro de leite, e deseja vender a unidade avulsa, o sistema permite fazer essa conversão de 1 caixa para 12 unidades de um litro de leite avulso.
Abaixo, iremos percorrer com o processo da associação para o exemplo da caixa com 12 unidades de um litro de leite nela
Compramos um produto que é uma caixa de leite... nele, vem 12 unidades com um litro de leite
Esta unidade de um litro de leite já está cadastrada em nossa empresa
Portanto, deveremos prosseguir da seguinte forma para realizar a associação:
Na imagem acima, estamos indicando ao sistema que todos os produtos "CAIXA DE LEITE C/ 12 UN" que comprarmos equivalem a 12 unidades do produto "Caixa de Leite 1L".
IMPORTANTE: No campo "Quantidade por volume", insira quanto UMA unidade do produto comprado representa. No exemplo, compramos 1 caixa com 12 unidades, então o campo deve ser 12. Mesmo se comprássemos 2 caixas, a quantidade ainda seria 12 por unidade.
Finalizando o procedimento, o produto será cadastrado no sistema, e associado ao produto de nossa escolha.
Caso seja lançada uma compra de um produto que já tem cadastro na empresa, porém que ele chegou com um código EAN diferente, também é possível realizar a associação do produto comprado neste caso para manter apenas um código de barras para ele cadastrado no sistema.
Se você desejar verificar as associações realizadas na sua empresa ou desfazer elas, acesse o artigo no link abaixo: