A ferramenta de contagens de estoque / inventário do sistema pode ser utilizada para compararmos o estoque cadastrado no sistema com o nosso estoque real.
Caso hajam divergências na comparação, é possível corrigir os estoques dos produtos de forma mais simples ao invés de ajustar o estoque deles manualmente, um de cada vez.
Por que fazer um inventário?
Evitar perdas e furtos
Corrigir divergências no sistema
Melhorar a gestão e reposição de produtos
Neste artigo, mostraremos como que esta ferramenta funciona, e como você poderá utilizar ela para ajustar os estoques em sua loja.
IMPORTANTE: Como esta é uma ação que irá atualizar os estoques dos produtos na empresa, é recomendado fazer o inventário apenas enquanto a loja não esteja no horário de atendimento aos clientes para evitar complicações de entrada e saída de produtos!
Como acessar a ferramenta de contagens
Para acessar a ferramenta, é necessário seguir o caminho
Menu Principal -> Itens -> Inventários
Após isso, o sistema abrirá uma nova janela de contagens do sistema
As contagens finalizadas serão apresentadas nos cards verdes; A contagem em aberto será apresentada no card azul
É permitido existir apenas uma contagem em aberto na empresa
Iniciando uma nova contagem
Para iniciar uma nova contagem, primeiro, é necessário clicar em "Criar Inventário" no rodapé da página... após isso, o sistema abrirá uma janela para definir mais informações sobre o inventário
Nela, devemos inserir um nome para identificação da contagem, e depois salvar
NOTA: Não é possível inserir um nome de contagem que já tenha sido utilizado anteriormente.
SUGESTÃO: Use nomes combinados com a data, por exemplo: "JOÃO 15/08/2025". Assim, é possível identificar quem abriu a contagem e em qual data.
Após isso, a contagem será criada, e será possível iniciar a operação com ela
EXTRA: Setores de contagem
Após criar a contagem, uma das abas disponíveis será “Setores”. Mas o que essa aba influencia na contagem?
Se a sua empresa possui diferentes áreas de armazenamento, os setores podem ser utilizados para representar cada uma dessas áreas. Isso permite que a contagem ocorra simultaneamente em diversos locais da loja, atribuindo um responsável para cada setor.
Exemplo: João pode fazer a contagem do setor de bebidas, enquanto José pode fazer a contagem do setor de enlatados.
Não há um limite de setores que podem ser criados em uma contagem
Não é obrigatório o uso de setores ao lançar uma contagem. É possível realizar a ação sem possuir um setor criado.
Para criar um novo setor, primeiramente será necessário inserir o nome dele para identificação... após isso, inserir o responsável pelo setor.
Por fim, é necessário clicar no botão "+" para criar o setor
É possível editar ou excluir um setor clicando nos ícones respectivos ao card dele, conforme indicado:
- Se o produto for contado em setores diferentes, no momento do fechamento da contagem, as quantidades serão somadas.
Exemplo: Se João contar 3 unidades do produto X no setor A e José contar 7 unidades do mesmo produto no setor B, na hora da consolidação, o produto X será exibido apenas uma vez, com a quantidade total de 10.
Como inserir produtos na contagem
Após a contagem ter sido criada, será possível inserir os produtos nela para comparar com os estoques do sistema, e depois atualizar as divergências localizadas.
Para acessar a área de contagem, é necessário seguir o caminho
Após isso, o sistema abrirá a janela na qual poderemos inserir os produtos:
Caso hajam setores criados na contagem, antes de abrir a janela de inserir os produtos, o sistema abrirá uma aba para selecionar qual setor será usado para inserir os produtos
Há duas formas de inserir o produto na contagem: utilizando um leitor de código de barras ou, quando o produto não possui código de barras, buscando pelo nome do produto.
Usando um leitor de código de barras
É possível usar um leitor para adicionar os produtos na contagem. Para isso, a opção de código de barras deve ficar marcada.
Após isso, o campo "Código de Barras" deve ser selecionado, e por fim os produtos poderão ser bipados
Com o modo de código de barras ativo, ao bipar um produto, o sistema irá somar 1 na quantidade contada dele no inventário
Conforme os produtos forem sendo bipados, eles serão adicionados na lista da contagem, que mostrará o código do produto, o nome dele e a quantidade contada
Buscando pelo nome dos produtos
Para inserir os produtos na contagem buscando pelo nome deles, a opção indicada deve estar conforme a imagem abaixo
Após isso, o campo "Busque por um produto" deve ser selecionado, e por fim os produtos poderão ser buscados pelo nome deles
No indicativo 3, deveremos inserir quantas unidades do produto foram contadas, e por fim, confirmar a contagem do produto
Conforme os produtos forem sendo inseridos, eles serão adicionados na lista da contagem, que mostrará o código do produto, o nome dele e a quantidade contada
Se o produto inserido não estiver cadastrado
O sistema irá inserir ele na lista, porém ele será desconsiderado ao final da contagem... um aviso também será emitido informando sobre o cadastro
Como remover produtos contados
Para remover o produto, basta clicar no ícone de exclusão localizado ao lado das informações dele na lista
O produto será removido por completo da lista ao fazer este procedimento... se você contar 100 unidades de um produto e desejar ajustar para 99, será necessário remover ele por completo, depois inserir as unidades contadas dele novamente.
Você pode inserir o produto usando a busca por nome para inserir as 99 unidades novamente em uma ação apenas.
Produtos de Grade
Se você tem um produto, como uma camiseta com variações P, M e G, durante a contagem, ao bipar o código de barras, o sistema registrará a entrada no primeiro tamanho cadastrado — por exemplo, o G.
Caso você esteja bipando um tamanho diferente (por exemplo, M), basta clicar no ícone da grade e selecionar o tamanho correto. A partir desse momento, todas as vezes que você bipar esse mesmo código de barras, a entrada será registrada no tamanho M.
Já terminei a contagem do tamanho M. Como faço para contar o tamanho P?
Nesse caso, será necessário finalizar a contagem atual (tamanho M) realizando o fechamento. Depois, você deverá abrir uma nova contagem para cada variação de tamanho que deseja registrar.
Importante: não é possível contar produtos com tamanhos diferentes dentro da mesma contagem.
Produtos KIT
Produtos do tipo kit, por não serem um produto em si, mas sim um agrupamento de produtos, podem até ser inseridos na contagem. No entanto, no momento do fechamento da contagem, eles serão ignorados e não sofrerão alterações no estoque, já que não existe um estoque específico do kit, e sim dos produtos que o compõem.
Você poderá identificá-los na contagem pelo ícone vermelho.
Como salvar a contagem realizada
Após ter contado todos os produtos e inserido eles na lista, para salvar a contagem basta clicar em "Salvar Contagem" no rodapé da página, depois confirmar o lançamento na aba que irá aparecer
Quando salvarmos a contagem feita, os estoques dos produtos ainda não serão atualizados... mas a contagem será encaminhada para a lista de fechamento.
O que é esta lista de fechamento?
A lista de fechamento é o local onde todas as contagens feitas serão agrupadas... é lá também onde os estoques dos produtos de diferentes setores serão somados
Assim, você pode, por exemplo, iniciar o inventário no sábado, salvar o progresso e continuar a contagem no domingo, dentro da mesma contagem de estoque.
IMPORTANTE: Antes de fechar a tela de contagem SALVE a contagem. Se a janela de contagem for fechada sem ser salva, os produtos contados não entrarão na lista de fechamento!
Depois de salvarmos a contagem, o sistema emitirá um aviso informando sobre a operação ter sido finalizada corretamente
Como fechar a contagem e atualizar o estoque dos produtos
Depois de todas as contagens terem sido lançadas, será possível lançar elas no sistema para atualizar os estoques dos produtos... para isso, primeiramente é necessário seguir o caminho:
Após isso, a página do Fechamento da Contagem será aberta... em que o somatório de todas as contagens feitas será apresentado:
Caso um produto tenha o estoque contado maior que o atual, um ícone de "+" será apresentado ao lado do estoque novo
O ícone "-" será apresentado caso o estoque contado for menor
Também é possível remover um produto do fechamento da mesma maneira que é feito na tela de contagens
Caso um dos produtos contados não possua o controle de estoque ativo e seja necessário ativar este controle, basta marcar a opção para que a alteração seja feita antes de atualizar o estoque do produto
Depois de conferir os estoques contados dos produtos, poderemos fechar a o inventário e lançar ele clicando no botão "Finalizar Inventário" no rodapé da página
Após um inventário ser finalizado ele não poderá mais ser alterado ou excluído
Confirmando a ação acima, o inventário será lançado no sistema e salvo... os estoques dos produtos também serão atualizados.
