Como usar a OS Rápida no SMB Online

A OS Rápida é uma opção para quem precisa lançar uma ordem de serviço de forma mais ágil, sem precisar passar por todas as etapas da tela completa de Ordem de Serviço

Ela é ideal para serviços mais simples ou para aqueles momentos em que você precisa ganhar velocidade no atendimento

1. Acessando a OS Rápida

Para começar, acesse o menu lateral do SMB Online. Depois, clique na opção OS Rápida.

Painel inicial do sistema de gestão com atalhos operacionais na tela central, avisos e métricas à direita, e menu lateral esquerdo destacando com uma seta vermelha a opção O.S. Rápida na seção de aplicativos.

O sistema abrirá uma nova aba com a tela de lançamento da OS Rápida

Tela de criação de nova ordem de serviço no sistema Smb Store, exibindo campos para número da O.S., data de abertura e busca de cliente, além de abas para equipamentos, pagamentos, serviços, nota fiscal e uma tabela de produtos vazia com subtotais zerados.

Essa tela é mais enxuta que a tela tradicional de Ordem de Serviço e concentra as principais informações necessárias para realizar o atendimento.

2. Selecionando o cliente

O primeiro passo é informar para qual cliente será criada a Ordem de Serviço

Tela de criação de nova ordem de serviço no Smb Store, destacando o campo de busca de cliente por nome, CPF/CNPJ, e-mail ou celular, ao lado das seções de detalhes da O.S., equipamentos, pagamentos, produtos e serviços.

Pesquise pelo nome do cliente e selecione o cadastro desejado. Depois, clique para iniciar uma nova Ordem de Serviço

Tela de cadastro de Nova O.S. no sistema Smb Store, exibindo os dados do cliente e a listagem de produtos vazia, com uma seta indicando o botão "Nova ordem de serviço".

3. Informando o equipamento

Agora vamos informar o equipamento que será atendido

Neste exemplo, estamos utilizando uma oficina e o equipamento será um veículo

Tela de edição de ordem de serviço no sistema Smb Store, destacando a aba de equipamentos com formulário para cadastro de dados do veículo, descrição do problema, laudo ou solução, status e técnico responsável.

Você pode selecionar um equipamento que já esteja cadastrado para esse cliente ou preencher as informações necessárias

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, destacando o formulário de cadastro de veículo do cliente com campos de placa, modelo, marca, descrição do problema, laudo, status e técnico responsável.

Também é possível preencher informações adicionais, como laudo, tipo de serviço ou outros campos configurados pela sua empresa

Nesta mesma tela, você poderá definir o status da OS e também o técnico responsável

Pode também inserir informações adicionais do formulário personalizado

Depois de preencher as informações, clique em Salvar

4. Adicionando produtos e serviços

Com o equipamento adicionado, vamos incluir os produtos e serviços utilizados na OS

Clique na opção Produtos e Serviços. Utilize o campo de busca para localizar o item desejado. Ao selecionar um produto, ele será automaticamente incluído na lista localizada no lado direito da tela. Pode ser alterada informações básicas do produto como preço unitário, desconto e quantidade, além de uma descrição personalizada do produto

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, exibindo a busca e inserção de produtos e serviços cadastrados, com campos para descrição, quantidade e valores unitário e total.

Após a seleção do produto, clique em ADICIONAR para inserir na lista de produtos

Tela de gerenciamento de ordem de serviço em andamento no Smb Store, com formulário para inclusão de produtos e listagem lateral exibindo o item adicionado, quantidade, valores e subtotais.

O mesmo processo pode ser utilizado para adicionar um serviço

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, exibindo o formulário de inclusão do serviço "Troca de filtro e oleo" com campos de quantidade e valores, além da lista lateral de produtos já lançados.

Na parte direita da tela, você consegue acompanhar separadamente os produtos e serviços adicionados à Ordem de Serviço

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, exibindo campos para busca e inserção de produtos e serviços à esquerda, e a lista de serviços lançados com o item "Troca de filtro e oleo" e seus subtotais à direita.

Dessa forma, fica fácil conferir tudo o que já foi lançado

5. Acompanhando o andamento da OS

Durante o atendimento, você pode alterar o status da Ordem de Serviço conforme o trabalho for avançando

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, exibindo dados do veículo, descrição do problema, produtos vinculados e o menu de seleção de status aberto com as opções de acompanhamento.

Por exemplo, a OS pode passar por diferentes etapas até chegar ao status de serviço finalizado

Escolha o status correspondente à etapa atual e clique em Salvar

[selecionar status → clicar em “Salvar”]

Você pode repetir esse processo sempre que precisar atualizar o andamento do serviço

6. Finalizando o serviço

Quando o serviço estiver concluído, altere o status para o status utilizado pela sua empresa como Finalizado

Tela de edição de ordem de serviço no Smb Store, destacando a alteração do campo "Status" para "Finalizado" no passo 1 e o botão "Salvar" no passo 2.

Depois, clique novamente em Salvar

Ao realizar essa etapa, o sistema salva as informações da OS e também realiza as movimentações relacionadas aos produtos utilizados no serviço

7. Adicionando o pagamento

Depois de concluir o serviço, acesse a aba Pagamentos. Clique na opção para adicionar uma forma de pagamento. O sistema exibirá as formas de pagamento cadastradas na sua empresa

Selecione a forma utilizada pelo cliente e confirme o pagamento. Depois, clique em Salvar pagamentos

Passo a passo para registrar pagamentos em uma ordem de serviço no Smb Store, indicando o acesso à aba "PAGAMENTOS" (1), a seleção da forma de pagamento e inserção dos valores na janela sobreposta (2), e a confirmação através do botão "+ Adicionar pagamento" (3).

Janela de adição de pagamentos em uma ordem de serviço, exibindo o valor total lançado em dinheiro e o botão para salvar pagamentos indicado por uma seta.

8. Compartilhando ou imprimindo a OS

Na própria tela da OS Rápida, você também encontra outras opções disponíveis para o atendimento

É possível, por exemplo, compartilhar a Ordem de Serviço pelo WhatsApp. Você pode compartilhar como ordem de serviços ou como orçamento. Clicando no ícone de telefone o sistema vai preencher automaticamente o número de telefone do cliente caso ele já tenha um telefone cadastrado, ou poderá preencher manualmente sendo obrigatório inserir o DDD. Depois basta clicar em "Enviar"

Tela de ordem de serviço no sistema Smb Store exibindo uma janela modal para envio do cupom ao cliente pelo WhatsApp, com campos para escolher o título do documento, inserir o número de telefone e o botão para realizar o envio.

Caso seja necessário, poderá imprimir a OS. Basta escolher as opções indicadas no print abaixo

Janela de impressão de ordem de serviço no SMB Store, com seleção de título entre Orçamento e Ordem de serviço, opções de tamanho para impressora térmica ou formato A4, e botões para imprimir identificadores ou confirmar a impressão.

9. Finalizando a Ordem de Serviço

Depois de conferir as informações, produtos, serviços e pagamentos, você poderá finalizar a OS

Tela de ordem de serviço em andamento na aba de pagamentos, destacando as opções para finalizar a ordem de serviço ou finalizar e entregar a O.S. após a confirmação do pagamento.

Clique em Finalizar OS, o sistema solicitará uma confirmação

Confirme a operação para concluir

Tela de gerenciamento de ordem de serviço no Smb Store, exibindo o processo de finalização da O.S. ao clicar na opção de finalizar e confirmar a ação na janela de diálogo.

Pronto! A Ordem de Serviço foi finalizada

Tela de gerenciamento do sistema Smb Store com janela de confirmação de ordem de serviço finalizada com sucesso, exibindo opções para criar nova O.S., listar, imprimir, emitir nota fiscal, entregar itens ou concluir.

As informações da OS passam a fazer parte dos controles e relatórios do sistema, incluindo as movimentações relacionadas ao estoque e ao atendimento realizado

Ordens de Serviço Rápida