O módulo de ordens de serviço do sistema permite que você realize o lançamento e controle os serviços que você presta na sua empresa

Por exemplo: uma assistência técnica, oficina mecânica, empresas no geral que controlam os serviços realizados por status podem utilizar esta ferramenta

Neste tutorial, você vai aprender como configurar, abrir, preencher, acompanhar e finalizar uma Ordem de Serviço no SMB Online

Acessando as configurações da Ordem de Serviço

Antes de começar a lançar suas Ordens de Serviço, é importante conferir as configurações do módulo

No menu lateral do sistema, role até encontrar Configurações, depois, clique em Ordens de Serviço

Tela inicial do sistema de gestão, destacando a sequência de navegação pelo menu lateral: primeiro clicar em "Configurações" (indicado com o número 1) e, em seguida, selecionar a opção "Ordens de Serviço" (indicada com o número 2).

Nesta tela, você consegue personalizar a Ordem de Serviço de acordo com o seu tipo de negócio

Tela de configuração da ordem de serviço no Smb Store, com a seção de contador de número aberta exibindo a definição do número inicial e o modo de geração da numeração, além de seções recolhidas para tipos de negócio, campos customizados obrigatórios, formulário customizado e status dos itens.

Numeração das Ordens de Serviço

Na primeira parte da tela, você encontra o contador da Ordem de Serviço.

Tela de configuração de ordem de serviço destacando o campo para definir o número inicial e a seleção da regra de geração da numeração de novas ordens.

Aqui você pode definir a partir de qual número suas Ordens de Serviço serão criadas

Por exemplo, se você está começando agora, pode iniciar pela OS número 1

Se já utilizava outra numeração anteriormente, pode informar o número que deseja continuar utilizando, como 1063 por exemplo

Você também pode definir se o número será gerado ao abrir a tela ou somente quando a Ordem de Serviço for criada

Tela de configuração da ordem de serviço com o menu do contador aberto, destacando as opções para gerar um novo número de O.S.: ao abrir a página ou somente após clicar no botão correspondente.

Tipo de negócio

O sistema possui alguns modelos de Ordem de Serviço prontos para diferentes segmentos

Tela de configuração de ordem de serviço no Smb Store, com a seção "Tipos de negócio" destacada, exibindo opções de modelos de formulário pré-definidos para diferentes segmentos comerciais, como prestação de serviços, assistências técnicas e oficinas.

As opções disponíveis para a seleção são:

Prestação de serviço;
Assistência em informática e eletrônicos;
Assistência técnica em smartphone e similares;
Assistência técnica em geral;
Oficinas mecânicas em geral;
Óticas, relojoalherias e etc.

Tela de configuração da ordem de serviço com instruções numeradas para selecionar o tipo de negócio "Oficinas Mecânicas em geral" e confirmar a alteração no botão "Aplicar modelo" da caixa de diálogo.

Ao selecionar um tipo de negócio, o sistema já cria uma estrutura básica de campos para facilitar sua configuração

Tela de configuração de campos customizados obrigatórios da Ordem de Serviço no sistema Smb Store, exibindo campos para personalizar os títulos de identificador e nome do equipamento, com menu suspenso aberto para selecionar o ícone representativo.

Depois, você pode alterar esses campos conforme a necessidade da sua empresa

Vale destacar que estes campos são persolizáveis no entanto eles são obrigatórios, não há como remover, ou adicionar campos nesta seção

Customizando os campos obrigatórios

Você poderá acessar a aba de campos customizáveis no local da imagem abaixo:

Tela do sistema Smb Store na seção de campos customizados obrigatórios da ordem de serviço, exibindo campos para personalizar os títulos de identificador, nome do equipamento, observações de entrada e saída, ícone e a frase de rodapé da impressão.

Aqui você define quais informações deverão ser preenchidas obrigatoriamente ao abrir uma Ordem de Serviço

Por exemplo, em uma oficina mecânica, podemos ter

Placa
Veículo
Marca
Descrição do problema

Tela de configuração de campos customizados obrigatórios da Ordem de Serviço no sistema Smb Store, permitindo editar os títulos para identificador do equipamento, nome do equipamento, observações de entrada e saída, além da frase de rodapé da impressão.

Você pode alterar os nomes desses campos se for necessário

Por exemplo:

Tela de configuração de campos customizados obrigatórios da ordem de serviço no sistema Smb Store, permitindo alterar os títulos de identificação, observações do equipamento e a frase de rodapé da impressão.

Se sua empresa trabalha principalmente com motocicletas, você pode substituir o campo Veículo por Moto

Criando campos opcionais

Além dos campos obrigatórios, também é possível criar informações adicionais. Aqui é exibido uma pré-visualização dos campos personalizados. Eles são inseridos automaticamente ao selecionar o tipo de negócio, porém eles podem ser alterados, editados, apagados e incluídos novos campos

Tela de configuração de ordem de serviço no sistema Smb Store, com a seção "Formulário customizado" expandida exibindo a pré-visualização dos campos KM Atual, Observações na OS e Frota, além do botão para editar campos.

Clique em EDITAR CAMPOS inserir campos do tipo que deseja adicionar.

Tela de configurações de ordem de serviço no Smb Store, com a seção de formulário customizado expandida exibindo a pré-visualização dos campos e o botão para editar campos.

Encontrará os tipos de campos no rodapé da página.

Tela de configuração de Campos Personalizados, exibindo os itens já cadastrados e uma barra inferior destacada para adicionar novos campos dos tipos Texto curto, Texto longo, Campo de seleção, Checkbox e Texto padrão.

Tela de configuração de campos personalizados no Smb Store, com a edição de um campo de texto curto chamado "Quilometragem", opções de definição do título e preenchimento obrigatório, além da barra inferior para adicionar novos tipos de campos.

Por exemplo, podemos criar um campo chamado Quilometragem, pode indicar se será obrigatório ou não

Esses campos aparecerão durante o preenchimento da Ordem de Serviço

Status dos itens

Outra configuração importante são os status

Os status ajudam você a identificar em qual etapa o equipamento ou veículo está

Por exemplo:

Em abertura
Aguardando peça
Em manutenção
Aguardando aprovação do cliente
Finalizado

Você pode editar os status existentes ou criar novos status de acordo com o processo da sua empresa

Tela de configuração de Status da Ordem de Serviço no sistema Smb Store com janela aberta para cadastro de novo status, preenchida com o nome Aguardando Peça, seleção de cor vermelha e botão para salvar.

Tela de configuração de status dos itens da ordem de serviço, com o menu de opções aberto destacando a ação de editar o status personalizado "Aguardando Peça".

Abrindo uma nova Ordem de Serviço

Agora que as configurações estão prontas, vamos criar uma Ordem de Serviço

Iniciando a Ordem de Serviço

No menu lateral, clique em Ordem de Serviço, depois, acesse a opção para criar uma Nova Ordem de Serviço

Painel principal do sistema com navegação no menu lateral esquerdo destacando a sequência para acessar a opção "Ordens de Serviço" e selecionar o submenu "Nova Ordem de Serviço".

Selecionando o cliente

Para abrir uma Ordem de Serviço, primeiro é necessário selecionar um cliente

Digite o nome do cliente, selecione ele na lista e depois, clique no botão para abrir uma nova Ordem de Serviço. Um novo cliente poderá ser cadastrado no ato clicando no botão de "+". Após isso a Ordem de Serviço será criada

Tela de cadastro de Nova Ordem de Serviço na aba Cliente do sistema Smb Store, destacando a seleção e adição de um cliente, os campos com seus dados cadastrais e o botão para criar a nova ordem de serviço.

Adicionando o veículo/equipamento

Agora você deve informar qual veículo ou equipamento o cliente deixou na empresa (no nosso exemplo será um veículo). Estes dados são obrigatórios portanto devem ser preenchidos

Preencha as informações solicitadas

Por exemplo:

Placa: ABC1D23
Veículo: Gol
Marca: Volkswagen
Descrição do problema: Troca de óleo

Caso queira utilizar essas informações novamente em futuras Ordens de Serviço desse cliente marque a opção "Salvar este veiculo para o cliente"

Tela do sistema Smb Store para inclusão de veículo em uma ordem de serviço em andamento, exibindo campos para preenchimento de placa, modelo, marca e descrição do problema.

Você também pode preencher os campos personalizados que criou anteriormente

Em seguida, clique para adicionar o veículo ou equipamento à Ordem de Serviço

Tela de cadastro de ordem de serviço no Smb Store, com a aba de veículo selecionada exibindo a seção de campos personalizados preenchida com quilometragem atual, observações e frota, destacando o botão para adicionar as informações à O.S.

Detalhes do veículo/equipamento

Após o veiculo ser adicionado ele irá aparecer na listagem de veículos

IMPORTANTE: Mais de um veiculo poderá ser adicionado na OS caso prefira

Com o veículo ou equipamento adicionado, acesse:

Tela de ordem de serviço no sistema Smb Store exibindo a aba de veículos, com campos de cadastro à esquerda e a listagem de um veículo adicionado à direita, acompanhada de aviso de confirmação da inclusão.

Imagens do veículo podem ser adicionadas para uma observação adicional, como por exemplo: parabrisa trincado, amassado na lataria, etc... Basta clicar no ícone de câmera

Tela de edição de ordem de serviço no Smb Store, com a janela aberta para anexar fotos ao veículo cadastrado.

Para realizar uma edição no veículo, basta clicar sobre o nome dele

Tela de edição de ordem de serviço no Smb Store, destacando a opção de editar os dados do veículo cadastrado por meio do menu de ações na lista de veículos da O.S.

Lançando produtos e serviços

Após esta etapa, clique sobre a aba "SERVIÇOS/PRODUTOS" para dar inicio aos trabalhos no veículo, Inserir peças e serviços, etc... Se houver mais de um veículo/equipamento por OS, eles aparecerão numa lista como esta. Basta clicar sobre o veículo/equipamento para expandir suas opções e ações

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, com a aba Serviços/Produtos selecionada e a listagem de veículos cadastrados na O.S. com status de abertura.

Aqui você terá acesso às informações relacionadas à Ordem de Serviço

Definindo o técnico responsável

Selecione o profissional responsável pelo atendimento, escolha um dos usuários cadastrados no sistema. Essa informação ajuda a identificar quem está responsável pelo serviço

Lembrando que “técnico” é apenas o termo usado para identificar os usuários nessa tela. Ou seja, são os mesmos usuários cadastra na tela: Pessoas -> Usuários

Cada veiculo/equipamento pode ter um técnico responsável. As comissões de peças e serviços serão direcionadas ao técnico responsável

Tela de edição de ordem de serviço no Smb Store, exibindo os dados do veículo e do atendimento com a lista suspensa de seleção do técnico responsável aberta.

Atualizando o status

Logo abaixo, você pode alterar o status da Ordem de Serviço, por exemplo:

Em abertura → Em manutenção

Tela de edição de ordem de serviço no sistema Smb Store, com destaque para a seleção dos campos de técnico responsável e de status do atendimento.

É importante manter esse campo atualizado conforme o serviço avança!

Adicionando fotos

Também é possível adicionar fotos para um controle melhor, clique em "Fotos" e adicione as imagens do veículo/equipamento

Tela de ordem de serviço com a janela de anexo de imagens do equipamento aberta, exibindo a área para arrastar ou selecionar arquivos do computador e o botão de acesso a fotos destacado em uma sequência numerada.

Essas imagens ficam disponíveis para controle interno da empresa. Exemplo de imagem neste caso é registrar um vazamento de água do radiador, ou alguma pela quebrada que não havia sido identificada naquele momento

Após estas alterações, é necessário salvar para que todas as informações (imagens, laudo, status e responsável técnico) fiquem registradas corretamente

Tela de edição de ordem de serviço no Smb Store, exibindo dados do veículo, técnico responsável, status, descrição do problema e laudo técnico, com uma seta vermelha indicando o botão "Salvar".

Adicionando um produto

Agora vamos inserir um produto utilizado no serviço. Neste contexto, vamos cadastrar um produto direto na OS, sem precisar voltar para a tela dedicada a cadastro de produtos. Após isso poderei inseri-lo na OS

Janela de cadastro de novo produto ou serviço no sistema, com sequência indicada para acessar a opção de criação, preencher os campos com dados do item e estoque, e salvar as alterações.

Ao salvar o produto ele já fica pré-selecionado, mas poderá buscar também o produto caso você já o tenha cadastrado antes de abrir a OS. Após adicionar, informe quantidade e preço

Tela de ordem de serviço no sistema Smb Store, destacando os campos de descrição, quantidade, valor unitário e o botão para adicionar um produto ou serviço ao veículo.

Os produtos adicionados aparecerão na lista de produtos conforme indicado abaixo

Tela de ordem de serviço veicular no sistema Smb Store, destacando a lista de produtos inseridos com suas quantidades, valores unitários e totais.

Repare que o produto fica com um ícone de relógio. Isso indica que o estoque ainda não foi movimentado

Esse recurso pode ser utilizado, por exemplo, quando você está fazendo apenas um orçamento para o cliente e ainda não deseja dar baixa no estoque

Quando quiser movimentar o estoque, basta clicar em “Movimentar estoque”

Em seguida, será exibida uma janela com os produtos que ainda estão com a movimentação de estoque pendente. Você poderá selecionar apenas um produto específico ou clicar em “Marcar todos os pendentes”

Essa opção é muito útil, por exemplo, quando há vários produtos utilizados em um mesmo equipamento ou serviço

Janela de movimentação de estoques aberta sobre a ordem de serviço, permitindo selecionar os produtos com estoque pendente e confirmar a baixa dos itens no sistema.

Ao clicar novamente em "Movimentar Estoque" verá que os produtos agora aparecem na seção de produtos com estoque movimentado, isso indica que o produto já teve uma saída no estoque confirmado pela falta do ícone de relógio no produto

Tela de produtos e serviços da ordem de serviço com notificação de confirmação após a movimentação de estoque dos itens listados.

Tela de movimentação de estoque exibindo a seção destacada de produtos com estoque já movimentado, contendo os itens Óleo 5w30 e Filtro de Óleo com suas respectivas quantidades.

Adicionando um serviço

Agora vamos adicionar o serviço realizado. Assim como o produto, vamos cadastrar um serviço novo direto na OS como mostrado no print abaixo

Tela de ordem de serviço com janela sobreposta para cadastro de novo produto ou serviço, exibindo campos para tipo de item, nome, custo e preço de venda, acompanhada de numeração que indica o fluxo de preenchimento até o botão de salvar.

Após o cadastro, o serviço ficará pré-selecionado

Confira o valor e demais informações

Tela de inclusão de itens em uma ordem de serviço, com os campos de produto ou serviço cadastrado, quantidade e valores preenchidos prontos para serem adicionados.

Se necessário, você também pode editar informações como a comissão e custo relacionados ao serviço clicando em "Opções"

Tela de cadastro de produtos e serviços para veículo, indicando a seleção do botão de opções para abrir o menu suspenso com as ações de editar custo e editar comissão.

Tela de ordem de serviço no sistema Smb Store com listagem de produtos e serviços, destacando a seção de serviços lançados com a quantidade, valores unitário e total, além do subtotal da categoria.

Acompanhando a Ordem de Serviço

Visualizando o histórico da OS

O sistema também mantém um histórico das alterações realizadas, você pode conferir clicando em "Ocorrências"

Tela de gerenciamento de ordem de serviço com instruções sequenciais: o primeiro passo aponta para o botão Opções no canto inferior direito, e o segundo passo indica a opção Ocorrências na janela aberta sobre os dados de produtos e serviços da O.S.

Janela de ocorrências de uma ordem de serviço, exibindo o histórico cronológico de alterações com data, hora, usuário responsável, descrição das ações realizadas e opção para adicionar nova ocorrência.

Aqui você consegue acompanhar as ações realizadas dentro da Ordem de Serviço e também registrar novas ocorrências

Compartilhando a Ordem de Serviço pelo WhatsApp

Você também pode permitir que o cliente acompanhe a Ordem de Serviço

Clique na opção de compartilhamento pelo WhatsApp

Passo a passo numerado no Smb Store para compartilhar uma ordem de serviço via WhatsApp, mostrando a abertura da janela de envio, a seleção do tipo de documento (Ordem de Serviço ou Orçamento), a inserção do número de telefone com DDD e o botão de confirmação do envio.

Escolha se deseja enviar como Ordem de Serviço ou Orçamento, Informe o número do cliente

O sistema abrirá o WhatsApp com uma mensagem e um link para o acompanhamento da Ordem de Serviço

O cliente poderá acessar esse link para conferir o andamento e o status do serviço

Imprimindo a Ordem de Serviço

Acessando a impressão

Para iniciar primeiro clique em "Imprimir" e escolha se deseja imprimir como Orçamento ou Ordem de Serviço

Depois, escolha o formato da impressão A4 ou Impressora térmica de 58 ou 80 mm. Por fim, clique novamente em Imprimir

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, com janela sobreposta de opções de impressão para selecionar o título do documento como Orçamento ou Ordem de Serviço, o formato do papel e confirmar a impressão.

O titulo do documento será alterado se for Orçamento ou Ordem de Serviços

O sistema irá gerar o documento com as informações da Ordem de Serviço

Tela de visualização de impressão de um documento de orçamento para ordem de serviço veicular, contendo dados do cliente, informações do veículo, lista de produtos e serviços com valores, e painel lateral com opções de configuração de impressão. Uma seta vermelha destaca o título "ORÇAMENTO Nº 1064" no topo do documento.

Também é possível imprimir identificadores para colocar nos equipamentos, tanto em formato A4 quanto em impressoras térmicas de 58 ou 80mm

Janela de impressão com opções para selecionar o título do documento entre Orçamento e Ordem de Serviço, o formato entre Impressora térmica e Impressora tamanho A4, além de uma seta vermelha apontando para o botão Imprimir identificadores ao lado do botão Imprimir.

Janela de pré-visualização de impressão do sistema SMB Store exibindo comprovantes de ordem de serviço para dois veículos, com dados do cliente, tipo de serviço e código de barras, ao lado do painel de configurações de impressão para impressora térmica.

Finalizando a Ordem de Serviço

Alterando o status para Finalizado

Depois que o serviço estiver concluído altere o status para Finalizado e Salve

Ao fazer isso, o sistema entende que novos produtos ou serviços não deverão mais ser adicionados àquela Ordem de Serviço

Tela de edição de ordem de serviço no Smb Store, com destaque para a alteração do campo Status para Finalizado indicada pelo número 1 e o clique no botão Salvar indicado pelo número 2.

Registrando o pagamento

Agora acesse a aba de "Pagamentos", o sistema mostrará o valor total da Ordem de Serviço

É possível na aba de cima inserir adicionais de ordem de serviço, caso tenha dúvidas sobre como funcionam os adicionais, confira sobre no nosso tutorial abaixo:

Cadastrar adicionais

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, na aba de pagamentos, exibindo os dados do cliente, o resumo financeiro com saldo a pagar e a opção para adicionar pagamento.

Tela de ordem de serviço em andamento no Smb Store, na aba de pagamentos, destacando o saldo pendente de R$ 309,80 no campo que indica o valor restante a ser pago.

Em seguida, clique em "Adicionar pagamento" para definir os detalhes do recebimento e escolha a forma de pagamento desejada

Tela de ordem de serviço no sistema Smb Store com a janela "Adicionar pagamentos" aberta, exibindo o campo de seleção da forma de pagamento e o valor restante a pagar.

Janela de adição de pagamentos em uma ordem de serviço, destacando a seleção da forma de pagamento e o botão para incluir o pagamento do valor pendente.

Por fim salve o pagamento adicionado após confirmar a operação, o pagamento será lançado no caixa do usuário atual

Finalizando e entregando

Após registrar o pagamento, você encontrará as opções: Finalizar Ordem de Serviço e Finalizar e Entregar OS

Qual é a diferença das duas opções?

Finalizar Ordem de Serviço: Ele apenas finaliza mas não marca o equipamento como entregue ao cliente, usado quando já foi concluído o reparo porém o cliente irá retirar o equipamento em outro momento

Finalizar e Entregar OS: Marca a OS como finalizada e indica que o produto já foi entregue ao cliente

Tela de ordem de serviço em andamento no sistema Smb Store, exibindo a aba de pagamentos quitados e destacando as opções para finalizar a ordem de serviço ou finalizar e entregar a O.S.

Após selecionar a opção desejada de finalização, confirme a operação e a ordem de serviço será finalizada

Janela de diálogo de confirmação com a pergunta "Deseja finalizar esta ordem de serviço?" e opções de resposta "Sim" e "Não".

Caixa de diálogo do sistema com a mensagem de confirmação: "Deseja finalizar esta ordem de serviço e entregar todos os seus itens?", com os botões "Sim" e "Não".

O sistema atualizará automaticamente as informações relacionadas aos produtos, financeiro e status da Ordem de Serviço

Consultando suas Ordens de Serviço

Para acompanhar as OSs já lançadas acesse a aba "Ordens de serviço". Nesta área você encontra diferentes opções para acompanhar seus lançamentos:

Dashboard de OS
Listagem: Agrupadas por OS
Listagem: Separados por veículo/equipamento
Veículos cadastrados de clientes
Comissões
Lucros

Painel do sistema de gestão com o menu lateral aberto na categoria Ordens de Serviço, exibindo opções de dashboard de O.S., listagens agrupadas por ordem ou veículo, veículos de clientes, comissões e lucros.

Essas informações ajudam você a acompanhar de forma mais completa os serviços realizados pela sua empresa

Tutorial em vídeo

Caso prefira, segue o tutorial desta função em formato de vídeo

Ainda que o vídeo explique o passo a passo de uma forma geral, recomendamos que também confira o artigo escrito para fixação do conteúdo